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En el presente documento declaramos el conjunto de reglas, deberes, derechos y obligaciones que regulan el comportamiento ético y las buenas prácticas de cada persona que tenga relación con la Empresa, directa o indirecta y hago uso del nombre de F.A. & JOTAS S.A.S.
Enfocarnos en la integridad y la conducta empresarial ética nos ayudará a evitar peligros y nos conducirá al éxito. El adecuado comportamiento garantiza un ambiente de trabajo seguro, dinámico y confiable, sirve de respaldo a nuestros trabajadores, clientes, colegas y toda contraparte que tenga relación con F.A. & JOTAS S.A.S.
Disponer del Código de Ética nos ayuda a fortalecer los valores, la misión y la visión de F.A. & JOTAS S.A.S., a mantener la actitud, el comportamiento esperado, los procedimientos implementados a conciencia, los canales de comunicación abiertos, los derechos y las obligaciones estandarizadas y el rol de cada uno dentro de la Empresa cubierto de la manera más diligente, lo que nos permitirá ser reconocidos como una entidad respetuosa en el rubro inmobiliario y en la sociedad.
La conducta indebida tiene consecuencias para nosotros, nuestra empresa y las contrapartes que pueden incluir multas considerables, sanciones penales y medidas legales y disciplinarias.
La vigencia de este código de Ética será revisada cada dos años o siempre que sea necesario para adecuarse a las leyes vigentes, a los estándares establecidos por la Empresa o los cambios en los usos y costumbres locales.
En F.A. & JOTAS S.A.S. estamos convencidos que nuestro equipo de trabajo comparte y expresa en sus actividades cotidianas los valores fundamentales con los cuales la Empresa está fundamentada, entre otros los listados a continuación:
Somos una empresa focalizada en la Gestión Inmobiliaria principalmente de espacios comerciales y empresariales caracterizados por sus altos estándares de calidad y excelente ubicación.
Atendemos la necesidad del cliente a través de un servicio personalizado respaldado por la ética empresarial y transparencia en la gestión, priorizando su satisfacción para asegurar fuertes relaciones con los mismos.
Ser una empresa próspera para sus clientes y colaboradores internos, sustentable en el tiempo, inclusiva, innovadora y referente en el mercado inmobiliario.
En F.A. & JOTAS S.A.S. contamos con colaboradores que participan de manera:
En F.A. & JOTAS S.A.S. promovemos la interacción abierta entre cada una de las contrapartes con las que intervienen nuestros colaboradores en el diario vivir. Los principios fundamentales para la Organización son abordados por todos y de esta manera se garantiza mantener el buen nombre de la empresa día a día en el mercado comercial. Los Principios bajo los cuales se trabajan en F.A. & JOTAS S.A.S. son entre otros:
Asamblea de Accionistas
Gerencia General
Colaboradores
Se consideran prohibidas o contrarias a los Valores y Principios de la Compañía, las siguientes conductas:
Nos comprometemos a ganar negocios solo sobre la base de los méritos y la integridad de nuestros colaboradores y servicios. Cumplimos con todos los requisitos legales relacionados con dar y recibir obsequios y atenciones sociales.
Dar obsequios y ofrecer atenciones sociales entre los socios comerciales pueden ser formas apropiadas de demostrar aprecio, desarrollar una mejor comprensión y fortalecer la buena voluntad. Pero también puede crear una percepción de que las decisiones comerciales se toman debido a estos beneficios y no sobre la base de criterios imparciales y objetivos.
F.A. & JOTAS S.A.S. por intermedio del Gerente General podrá brindar una atención o regalo de cortesía personal o empresarial a clientes o proveedores con los que hayan desarrollado cerrado operaciones de alquiler o compra/venta, demostrando gratitud, atención, respeto o afecto, siempre que éstos sean de un valor no superior a medio SMMLV. Previo a la entrega del “regalo de cortesía” se deberá solicitar aprobación de la autoridad inmediata superior.
Se prohíben los pagos de facilitación, contribuciones y donaciones y la desviación de dineros de actividades de inversión social hacia actividades políticas o ajenas a los propósitos operacionales de la Compañía. Recuerde que la trasgresión a estas prohibiciones podría dar lugar a la imposición de sanciones acorde con la ley y nuestras normas internas.
Así mismo se establece que los regalos y/o atenciones brindadas por un cliente y/o proveedor a funcionarios de la Empresa no podrán ser recibidos sin la debida autorización de la Gerencia General o autoridad superior, cuando estos obsequios sean por valor superior a medio SMMLV y se verifique que su intención es por reconocimiento o agradecimiento y que no influyen para lograr beneficios de cualquier índole. En ninguna circunstancia éstos podrán ser en dinero en efectivo.
Para la recepción u otorgamiento de regalos, atenciones y hospitalidades deben analizarse los siguientes aspectos:
¿Ha sido recibido u otorgado de manera transparente, sin esfuerzo de esconder y estar en concordancia con las prácticas comerciales habituales?
¿Se ha soportado con documentación precisa y adecuada?
¿No hay una probabilidad razonable de ser considerado de alguna manera o tener la apariencia de soborno, un pago de facilitación o un pago impropio?
¿Analice la intención de quien los da, por qué lo está haciendo?
¿Si es por agradecimiento, por una relación comercial que lleva años, un gesto de cordialidad o si lo que se busca es un trato preferencial?
El grado de compromiso y de libertad de quien los recibe, ¿siente que aceptar el detalle lo pone en un conflicto de intereses frente a una decisión que se vaya a tomar respecto a quien le dio el regalo?
Nos regimos por el Código de Trabajo vigente, la Constitución Nacional, Entidades Gubernamentales y las Leyes que tengan relación con el rubro inmobiliario.
Tenemos y demostramos una conducta leal, honesta, respetuosa y diligente. No permitimos las conductas verbales, físicas o visuales que atenten contra la dignidad y el respeto.
Estamos comprometidos a promover y a conservar un ambiente de trabajo en el que se prohíbe y sanciona todo tipo de acoso, violencia y hostigamiento o cualquier actividad que vulnere la dignidad y respeto de nuestros colaboradores.
Promovemos la inclusión para que la diversidad de nuestros colaboradores pueda aportar valor en un ambiente de derechos y deberes equitativos.
No apoyamos el trabajo infantil, la explotación, el mal trato o discriminación que tenga por objeto o resultado restringir o anular el reconocimiento, goce o ejercicio de los derechos humanos por cualquier motivo, incluyendo de origen, raza, estado civil, edad, opiniones, género, credo, etnia, clase social, embarazo, identidad de género, orientación sexual, condición de salud o nacionalidad.
Apoyamos y promoveremos el respeto, la educación, los buenos hábitos, conductas y la profesionalización.
Consideramos que la integridad física, la seguridad y la salud en el trabajo de nuestros colaboradores son tan importantes como cualquier otra función y objetivo de F.A. & JOTAS S.A.S.
Tomamos las acciones necesarias para asegurar que se cumplan los siguientes objetivos de seguridad y salud en el trabajo:
Protegemos y preservamos la información que generamos, obtenemos y tratamos, propia o de terceros, como un activo de la Empresa con responsabilidad, ética y de acuerdo con las leyes nacionales.
No divulgamos, eliminamos o usamos la información para usos particulares o no autorizados, teniendo en conocimiento que de realizarlo se constituye una falta grave a la lealtad para con la Empresa y en su caso, generará acciones de responsabilidad y la aplicación de sanciones.
En todos los casos, la información que se genera y maneja en la ejecución de funciones de cada colaborador es de propiedad de la Empresa, y los colaboradores seguirán los parámetros establecidos en este Código y demás Políticas de la Empresa para darle un manejo adecuado.
No hacemos ningún comentario, incluyendo en medios familiares o en redes sociales, sobre actividades que llevamos a cabo en F.A. & JOTAS S.A.S. que vayan en detrimento de la Empresa o de quienes formamos parte de ella.
Registramos de manera íntegra, correcta y oportuna la información conforme con la normatividad vigente (contable, laboral, legal, fiscal) y lo establecido por las leyes aplicables, asegurando la veracidad de los indicadores bajo nuestra responsabilidad.
Cuando un colaborador finaliza la relación con la Empresa entregará a su superior inmediato o a quien corresponda la información que maneja o a la que tiene acceso bajo los protocolos definidos por la Compañía.
Todas las comunicaciones externas, anuncios o cualquier tipo de información de tipo legal y/o contractual, será únicamente firmada por el Representante Legal de la Empresa.
En caso de duda, toda información debe presumirse como de uso restringido.
La protección de la Compañía inicia con el autocuidado de todos los colaboradores, por tanto, cada uno de nosotros, los Colaboradores de F.A. & JOTAS S.A.S., tenemos la responsabilidad de nuestro cuidado y protección.
Todos procuramos la protección de todos los activos de la Empresa y evitamos el mal uso de los recursos que nos son confiados en relación con nuestra gestión (bienes, dinero, información, servicios públicos, etc.).
Los comportamientos individuales de nuestros colaboradores contribuyen a la construcción de la imagen de F.A. & JOTAS S.A.S. como una compañía íntegra y confiable, y por eso esperamos de cada uno, un comportamiento consistente con los valores que nos caracterizan, acorde con las responsabilidades de sus cargos.
No aceptamos ningún acto u omisión que pueda generarle incumplimientos legales o normativos, cualquier tipo de sanción o que exponga el buen nombre y reputación de la Compañía.
Debemos dar el uso correcto y pertinente a los activos de la Empresa, por lo cual queda prohibido el uso para fines que no estén relacionados con el trabajo, salvo que se cuente con una excepción por escrito.
La información que producimos como parte del desarrollo de nuestras labores es de propiedad de F.A. & JOTAS S.A.S. y debemos almacenarla en la red o en los dispositivos que sean establecidos por la Empresa. La Empresa se reserva el derecho de controlar, monitorear o acceder a ella cuando así lo considere pertinente.
Toda información que pueda ser de carácter ilegal, ofensiva, inadecuada o en violación de las leyes de propiedad intelectual no debe ser bajo ningún caso procesada, descargada, copiada, almacenada y/o difundida por medio alguno.
Respetamos los derechos de autor y cumplimos con la adquisición de las licencias para el uso de los sistemas operativos que utilizamos en la Empresa. Todos los colaboradores de F.A. & JOTAS S.A.S. estamos comprometidos y evitamos la descarga, instalación, transmisión y/o uso de software ilegal.
En F.A. & JOTAS S.A.S. la legalidad forma parte de nuestra cultura y trabajamos para que nuestros colaboradores la practiquen.
Nos comprometemos a establecer controles para que cada transacción financiera con nuestros proveedores y clientes sea desarrollada bajo el cumplimiento de las leyes, regulaciones y normativa interna de la Compañía.
Promovemos entre nuestros colaboradores el conocimiento y cumplimiento de las leyes aplicables para la prevención del lavado de activos.
Quienes participen en actividades comerciales deben prestar especial atención y realizar las actividades de control establecidas por la Compañía para prevenir, evitar y no facilitar la ocurrencia de posibles operaciones sospechosas de lavado de activos y/o financiamiento del terrorismo.
Debemos estar alerta y mantener un buen criterio al negociar con clientes o socios comerciales. Es importante saber quiénes son, en qué tipo de negocios participan y de dónde provienen los fondos.
Cualquier transacción o actividad inusual o sospechosa debemos denunciarla, como por ejemplo el intento de pago en efectivo o desde una fuente de financiación inusual, convenios que impliquen la transferencia hacia o desde países o entidades que no estén relacionadas con el cliente o negociaciones inusualmente complejas o intentos de evadir los requisitos de generación de informes (entrega de documentación incompleta sin justificación alguna).
En F.A. & JOTAS S.A.S. estamos comprometidos con atender y resolver cualquier reporte acerca de prácticas ilegales o conductas inapropiadas detectadas en nuestra Empresa.
Mantenemos en confidencialidad los reportes recibidos de los colaboradores y terceros.
No aceptamos los reportes que se realizan de mala fe.
Prohibimos cualquier tipo de represalia contra las personas que reporten y apoyen en las investigaciones sobre eventos o un actuar irregular o ilícito, que implique una violación a nuestros valores, conductas, conflicto de intereses y cualquier incumplimiento a leyes, normas o regulaciones vigentes, así como normas internas.
El hecho de no reportar algún incumplimiento al Código de Ética de F.A. & JOTAS S.A.S. que se tenga en conocimiento, implica ser corresponsable del mismo y merecedor de una medida correctiva o sanción, según sea el caso.
Atendemos y documentamos todos los reportes que sean recibidos en la Línea Ética.
Si usted conoce o sospecha de una situación que involucra a algún trabajador o tercero que le aplique este Código y que se formaliza su violación, está obligado a reportar el hecho en la Línea Ética.
Para facilitar la recepción de reportes, F.A. & JOTAS S.A.S. ha establecido la Línea Ética, mediante parámetros de seguridad, confidencialidad de la información y protección de la identidad de quien suministra la información.
Esta Línea la ubicamos en la página web de la Compañía, www.fajotas.com, en el campo Contacto – Denuncias, en donde los clientes, proveedores y colaboradores podrán reportar los eventos a investigar, adjuntando las pruebas y datos requeridos para proceder con la investigación y serán enviadas directamente el Oficial de Cumplimiento.
Se convocará al colaborador, proveedor o cliente involucrado para que rinda sus explicaciones, solicite o aporte las evidencias que sustenten su defensa y contradiga los elementos de la denuncia.
Posterior a esta etapa si existe mérito que demuestre existencia de conductas contrarias al Código de Ética, Leyes y/o Normas se generarán las sanciones pertinentes y definidas para cada Contraparte.
Dependiendo de la complejidad de la denuncia, la misma podrá ser tratada por el Gerente de F.A. & JOTAS S.A.S. o por las autoridades locales pertinentes.
En el caso que los elementos de juicio no lleven a la conclusión de la incursión en alguna conducta contraria al Código de Ética, se procederá con el cierre de la denuncia.
Los incumplimientos al presente Código de Ética de F.A. & JOTAS S.A.S. y demás lineamientos internos de la Compañía estarán sujetos a medidas correctivas según cada caso.
La severidad de las medidas correctivas estará en función de la gravedad de las faltas y la reiteración de éstas.
Las medidas correctivas para los colaboradores van desde:
a. El llamado de atención por escrito
b. La suspensión de sus funciones por un periodo a determinar según la severidad de la falta y no podrá ser superior a tres días a partir de la notificación de la medida a tomar.
c. Si la suspensión se repite tres (3) veces en un periodo de 6 meses, la empresa podrá disponer de la desvinculación mediante el despido.
d. La denuncia penal ante autoridades competentes
e. El ejercicio de cualquier otra acción legal que corresponda.
El no aplicar medidas correctivas es un incumplimiento al Código de Ética de F.A. & JOTAS y generará sanciones al que no las establezca.
Las medidas correctivas para los clientes y proveedores van desde:
a. Aplicación de cláusulas penales
b. Finalización del contrato
c. El ejercicio de cualquier otra acción legal que corresponda.
El Código de Ética de F.A. & JOTAS S.A.S. entra en vigor a partir del 01 de agosto de 2024.