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POLÍTICA SAGRILAFT

1. PROPÓSITO

Definir los lineamientos y controles para la gestión de los riesgos de LA/FT/FPADM en la Compañía, previniendo situaciones de riesgo que puedan presentarse en las operaciones y en el manejo de recursos, provenientes de actividades relacionadas con el Lavado de Activos y/o de la Financiación del Terrorismo y/o el Financiamiento de la Proliferación de Armas de Destrucción Masiva.

2. ALCANCE Y ÁMBITO DE APLICACIÓN

Está política está dirigida a todos los empleados de la Compañía y debe aplicarse en el relacionamiento con cualquier individuo perteneciente a los diferentes grupos de interés definidos por la Compañía, especialmente en el desarrollo de transacciones comerciales, contractuales y legales a efectos de evitar que la Compañía pueda ser utilizada como medio para lavar activos, financiar al terrorismo o financiar proliferación de armas de destrucción masiva.

F.A. & JOTAS S.A.S. promueve una cultura organizacional para combatir el lavado de activos y la financiación del terrorismo, procurando un ambiente libre de estos delitos en sus empleados, contratistas, clientes, proveedores, y cualquiera que tenga relación con la Compañía.

Es de obligatoria divulgación y conocimiento entre los diferentes grupos de interés definidos por la Compañía. Evidencia y compromiso de cumplimiento de este documento quedará registrado a través de la firma del formato “Declaración de Compromiso de la Política de Prevención de Lavado de Activos, Financiación del Terrorismo y Financiamiento de Proliferación de Armas de Destrucción Masiva”, SG-FT-036, y reposará en los registros de cada persona.

3. OBJETIVOS

a. Objetivo General

Dar a conocer a la contraparte de F.A. & JOTAS S.A.S. las políticas en materia de autocontrol y gestión del riesgo integral de LA/FT/FPADM que ha implementado.

b. Objetivos Específicos

Promover una cultura ética con terceros mediante políticas encaminadas a mitigar los riesgos de LA/FT/FPADM en el proceso de selección, contratación y desarrollo de las actividades contratadas, bajo el principio de “Cero tolerancias”.

Brindar políticas para prevenir, detectar, mitigar y remediar oportunamente prácticas que, de no ser correctamente atendidas, podrían originar la materialización de eventos de LA/FT/FPADM en la relación entre F.A. & JOTAS S.A.S. y su contraparte.

Definir los lineamientos y controles para la gestión de los riesgos de LA/FT/FPADM en la Compañía, previniendo situaciones de riesgo que puedan presentarse en las operaciones y en el manejo de recursos, provenientes de actividades relacionadas con el Lavado de Activos y/o de la Financiación.

4. DEFINICIONES

Activos: es un recurso económico presente, controlado por la Empresa como resultado de sucesos pasados.

Administración: Hacen parte de la administración de la Compañía, los miembros de la Asamblea de Accionistas, los representantes legales y aquellos Empleados que se encargan de gestionar y tomar las decisiones de la Compañía, ocupándose de su representación.

Administración de Riesgos: Actividades coordinadas para direccionar y controlar una organización en relación con el riesgo.

Cliente/Usuario: Personas naturales o jurídicas con quienes la Compañía establece y mantiene una relación de tipo legal o contractual para la prestación de un servicio o el suministro de cualquier producto.

Contraparte: Es cualquier persona natural o jurídica con la que la Compañía, tenga vínculos comerciales, de negocios, contractuales o jurídicos de cualquier orden. Entre otros, son contrapartes los accionistas, empleados, clientes, contratistas y proveedores.

Debida Diligencia: Es el proceso mediante el cual la Compañía adopta medidas para el conocimiento de la Contraparte, de su negocio, operaciones, productos y el volumen de sus transacciones. Este proceso adopta medidas razonables de debida diligencia de la Contraparte, con un enfoque basado en riesgo y la materialidad de éste. Supone la realización de un análisis adecuado y oportuno al momento de tener o realizar una relación comercial o contractual, o cuando se identifique una señal de alerta; esto con el fin de evitar que la Compañía sea utilizada como un medio para la ejecución de actividades ilícitas que puedan llevar a incurrir en algún riesgo legal, operacional, de contagio o reputacional. Para ello se utilizarán los procedimientos definidos de acuerdo con el proceso que se esté llevando.

Debida Diligencia Intensificada: Es el proceso mediante el cual la Compañía adopta medidas adicionales y con mayor intensidad para el conocimiento de la Contraparte, de su negocio, operaciones, productos y su volumen de transacciones. Implica un conocimiento avanzado de la Contraparte y del origen de los activos que se reciben, con el fin de evitar que la Compañía sea utilizada como un medio para la ejecución de actividades ilícitas que puedan llevar a incurrir en algún riesgo legal, operacional, de contagio o reputacional. Para ello se utilizarán los procedimientos definidos de acuerdo con el proceso que se esté llevando.

Financiación del Terrorismo (FT): Es el delito regulado en el artículo 345 del Código Penal colombiano (o la norma que lo sustituya o modifique).

Financiamiento de la Proliferación de Armas de Destrucción Masiva (FPADM): Es todo acto que provea fondos o utilice servicios financieros, en todo o en parte, para la fabricación, adquisición, posesión, desarrollo, exportación, trasiego de material, fraccionamiento, transporte, trasferencia, depósito o uso dual para propósitos ilegítimos en contravención de las leyes nacionales u obligaciones internacionales, cuando esto último sea aplicable.

GAFI: Es el Grupo de Acción Financiera Internacional. Grupo intergubernamental creado en 1989 con el fin de expedir estándares a los países para la lucha contra el LA, el FT y el FPADM.

Grupos de interés asociados a LA/FT/FPADM: Persona natural o jurídica vinculada por la Compañía, directa o indirectamente, para realizar una transacción de forma particular o periódica con la Compañía. De igual manera están incluidos los colaboradores internos o externos que realicen actividades en cumplimiento de los objetivos de la Compañía y/o cualquier tipo de contraparte que tenga relación laboral, contractual o comercial.

LA/FT/FPADM: Significa Lavado de Activos, Financiamiento del Terrorismo y Financiamiento de la Proliferación de Armas de Destrucción Masiva

Lavado de Activos (LA): Corresponde a las actividades de adquisición, resguardo, inversión, transformación o administración de bienes o valores con origen mediato o inmediato en actividades de extorsión, enriquecimiento ilícito, secuestro extorsivo, rebelión, tráfico de armas, dándole a los bienes provenientes de dichas actividades apariencia de legalidad, ocultándolos o legalizándolos.

Listas vinculantes: Son aquellas listas de personas y entidades asociadas con organizaciones terroristas que son vinculantes para Colombia bajo la legislación colombiana y conforme al derecho internacional, incluyendo, pero sin limitarse a las Resoluciones del Consejo de Seguridad de las Naciones Unidas, y cualquiera otra lista vinculante para Colombia, frente a las cuales la Compañía buscará poner fin a relaciones contractuales o de cualquier otro tipo, con las personas naturales o jurídicas que en ellas figuren.

Matriz de Riesgo LA/FT/FPADM: Herramienta de gestión donde se aplican las normas generales de control interno, proporcionando una visión global del riesgo en la entidad y una base razonable y segura para la toma de decisiones.

Medidas Razonables: Son las acciones suficientes, apropiadas y medibles en calidad y cantidad para mitigar el Riesgo LA/FT/FPADM, teniendo en cuenta los riesgos propios de la Compañía y su materialidad.

Nivel de Riesgo Aceptable: Riesgo que ha sido reducido a un nivel que la organización puede tolerar, respecto a sus obligaciones legales y su propia política en prevención de lavado de activos, financiación de terrorismo y financiamiento de proliferación de armas de destrucción masiva.

Nivel de Riesgo Moderado: Corresponde a aquellos niveles de riesgos que presentan un nivel de riesgo controlable, el cual debe ser mitigado con la aplicación de técnicas que permitan reducir la severidad en la afectación o la probabilidad de la materialización del riesgo.

Oficial de Cumplimiento: Es el Empleado designado por la Compañía que está encargado de promover, desarrollar y velar por el cumplimiento de los procedimientos específicos de prevención, actualización y mitigación del Riesgo LA/FT/FPADM.

Personas Expuestas Políticamente (PEP): Son los servidores públicos de cualquier sistema de nomenclatura y clasificación de empleos de la administración pública nacional y territorial, cuando en los cargos que ocupen, tengan en las funciones del área a la que pertenecen o en las de la ficha del empleo que ocupan, bajo su responsabilidad directa o por delegación, la dirección general, de formulación de políticas institucionales y de adopción de planes, programas y proyectos, el manejo directo de bienes, dineros o valores del Estado. Estos pueden ser a través de ordenación de gasto, contratación pública, gerencia de proyectos de inversión, pagos, liquidaciones, administración de bienes muebles e inmuebles. Incluye también a las PEP Extranjeras y las PEP de Organizaciones Internacionales.

Riesgo: Efecto de la incertidumbre sobre nuestros objetivos.

Riesgo LA/FT/FPADM: Es la posibilidad de pérdida o daño que puede sufrir la Compañía por su propensión a ser utilizada directamente o a través de sus operaciones como instrumento para el Lavado de Activos y/o canalización de recursos hacia la realización de actividades terroristas o el Financiamiento de la Proliferación de Armas de Destrucción Masiva, o cuando se pretenda el ocultamiento de Activos provenientes de dichas actividades. Las contingencias inherentes al LA/FT/FPADM se materializan a través de riesgos tales como el Riesgo de Contagio, Riesgo Legal, Riesgo Operativo, Riesgo Reputacional y los demás a los que se expone la Compañía, con el consecuente efecto económico negativo que ello puede representar para su estabilidad financiera, cuando es utilizada para tales actividades.

Riesgo de Contagio: Es la posibilidad de pérdida o daño que la Compañía puede sufrir, directa o indirectamente, por una acción o experiencia de una Contraparte y se encuentra involucrada en actividades ilícitas.

Riesgo Legal: Es la posibilidad de pérdida en que incurre la Compañía al ser sancionada u obligada a indemnizar daños como resultado del incumplimiento de normas o regulaciones y obligaciones contractuales. Surge también como consecuencia de fallas en los contratos y transacciones, derivadas de actuaciones malintencionadas, negligencia o actos involuntarios que afectan la formalización o ejecución de contratos o transacciones.

Riesgo Operativo: Es la posibilidad de incurrir en pérdidas por deficiencias, fallas o inadecuaciones en el recurso humano, los procesos, la tecnología, la infraestructura o por la ocurrencia de fraude y corrupción o por la ocurrencia de eventos externos.

Riesgo Reputacional: Es la posibilidad de pérdida en que incurre la Compañía por desprestigio, mala imagen, publicidad negativa, cierta o no, respecto de la institución y sus prácticas de negocios, que cause pérdida de clientes, disminución de ingresos o procesos judiciales.

Riesgo Inherente: Es el nivel de riesgo propio de la actividad, sin tener en cuenta el efecto de los controles.

Riesgo Residual o Neto: Es el nivel resultante del riesgo después de aplicar los controles.

ROS: Es el Reporte de Operaciones Sospechosas. Es aquella operación que por su número, cantidad o características no se enmarca en el sistema y prácticas normales del negocio, de una industria o de un sector determinado y, además que de acuerdo con los usos y costumbres de la actividad que se trate, no ha podido ser razonablemente justificada.

SAGRILAFT: Sigla que traduce Sistema de Autocontrol y Gestión del Riesgo Integral de LA/FT/FPADM.

Segmentación: Es el proceso por medio del cual se lleva a cabo la separación de elementos en grupos homogéneos al interior de ellos y heterogéneos entre ellos. La separación se fundamenta en el reconocimiento de diferencias significativas en sus características (variables de segmentación).

Señales de Alerta: Son todos los hechos y circunstancias particulares que rodean la realización de transacciones propias de cada tercero con el que la Compañía se relaciona, a partir de las cuales se puede identificar de manera preventiva si son objeto de un estudio cuidadoso y detallado, por ello se deben de clasificar en:

• Operación intentada: Se configura cuando se tiene conocimiento de la intención de una persona natural o jurídica de realizar una operación sospechosa, pero no se perfecciona por cuanto quien intenta llevarla a cabo desiste de la misma o porque los controles establecidos o definidos no permitieron realizarla.
• Operación inusual: Es la operación cuya cuantía o características no guardan relación con la actividad económica ordinaria o normal de la Empresa Obligada o, que por su número, cantidad o características no se enmarca en las pautas de normalidad o prácticas ordinarias de los negocios en un sector, en una industria o con una clase de Contraparte.
• Operación sospechosa: Es la Operación Inusual que, además, de acuerdo con los usos y costumbres de la actividad de que se trate, no ha podido ser razonablemente justificada. Este tipo de operaciones incluye las operaciones intentadas o rechazadas que contengan características que les otorguen el carácter de sospechosas.

UIAF: Es la Unidad de Información y Análisis Financiero, es un organismo de inteligencia y contrainteligencia del Estado Colombiano, adscrito al Ministerio de Hacienda y Crédito Público, cuyas funciones son las de intervenir en la economía mediante actividades de inteligencia financiera y económica, con el fin de prevenir y detectar conductas que puedan estar asociadas a los delitos de lavado de activos, financiación del terrorismo, contrabando y/o fraude aduanero.

5. FASES DE LA POLÍTICA DE PREVENCIÓN Y GESTIÓN LA/FT/FPADM

La política ha sido aprobada por la Asamblea de accionistas y desarrollada a través de dos (2) fases:

• Primera Fase: Prevención. Identificar y conocer a las contrapartes que puedan relacionarse con F.A. & JOTAS S.A.S.
• Segunda Fase: Control. Monitorear, detectar y reportar las operaciones o transacciones que pretendan dar apariencia de legalidad a activos relacionados con el LA/FT/FPADM.

6. ETAPAS DE LA POLÍTICA DE PREVENCIÓN Y GESTIÓN LA/FT/FPADM

Las etapas del SAGRILAFT a través de las cuales se desarrolla el proceso continuo para el Autocontrol y Gestión del Riesgo son:

a. Establecer el contexto interno y externo de la Compañía.
b. Identificar el Riesgo.
c. Analizar el Riesgo
d. Medir o Evaluar el Riesgo
e. Controlar o Tratar el Riesgo
f. Monitorear el Riesgo
g. Comunicar y Consultar

7. DIRECTRICES Y LINEAMIENTOS

F.A. & JOTAS S.A.S. ha adoptado e implementado un Sistema SAGRILAFT, como parte de la cultura organizacional, basado en fases, etapas y elementos direccionados a todos los grupos de interés e involucrados con la operación de la empresa con el fin de prevenir y controlar el riesgo de LA/FT/FPADM.

• Perfil de Riesgo de LA/FT/FPADM Aceptado: En consideración con los objetivos y propósitos del SAGRILAFT y lo determinado en la normatividad de la Superintendencia de Sociedades, la Asamblea de Accionistas de F.A. & JOTAS S.A.S. establece un nivel de riesgo Aceptable.
• Gestión sobre fuentes de riesgo: En F.A. & JOTAS S.A.S. se aplicarán mecanismos de prevención y control que permitan autocontrolar los riesgos de LA/FT/FPADM motivados por las fuentes de riesgo y las partes de interés definidas en esta Política de SAGRILAFT, cuyo nivel o perfil de riesgo pueden potencializar en mayor grado la ocurrencia de eventos identificados en la Matriz de Riesgo de LA/FT/FPADM.
  Los empleados y administradores de F.A. & JOTAS S.A.S. han integrado a sus mecanismos e instrumentos de control, lineamientos que les permitan mitigar los riesgos inherentes a los negocios, actividades y operaciones que realice en jurisdicciones con mayor sensibilidad al riesgo de LA/FT/FPADM.
• Cumplimiento del Sistema de Autocontrol y Gestión del Riesgo Integral de LA/FT/FPADM: Será prelación de F.A. & JOTAS S.A.S., accionistas, directivos, empleados y demás integrantes de cada uno de los Grupos de Interés, dar estricto y cabal cumplimiento a la normativa vigente, especialmente a aquellas normas y directrices relacionadas con el SAGRILAFT. La aplicación de estas normas prevalecerá sobre cualquier meta social o comercial, su incumplimiento será considerando como una falta grave en materia laboral.
• Promoción de la cultura del SAGRILAFT: F.A. &; JOTAS S.A.S. adoptará todas las medidas necesarias para que sus Contrapartes conozcan las Políticas del SAGRILAFT, y para capacitarlas sobre la importancia y alcance de éstas. Bajo la coordinación del Oficial de Cumplimiento, F.A. & JOTAS S.A.S. deberá llevar a cabo un proceso de capacitación en temas de LA/FT/FPADM por lo menos una (1) vez al año para sus empleados, accionistas y en general a todos los Grupos de Interés que considere deban ser capacitados en relación con el SAGRILAFT.
• Protección de información del SAGRILAFT (propia, de los clientes, proveedores, empleados, accionistas y reportes realizados a la UIAF): Los administradores y colaboradores de F.A. & JOTAS S.A.S. serán responsables de asegurar que la información recaudada en aras del Autocontrol y Gestión del Riesgo Integral LA/FT/FPADM sea confidencial y se comprometen a guardar reserva de ésta, con excepción a las correspondientes autorizaciones de la alta dirección y/u orden de autoridad judicial o administrativa competente.
• Confidencialidad: Ningún empleado tiene la facultad de entregar información a las contrapartes sobre los procedimientos de investigación, análisis y seguimiento o monitoreo que se practiquen sobre sus operaciones, así como de las comunicaciones y/o reportes que, en cumplimiento de las disposiciones pertinentes, se envíen a la Unidad de Información y Análisis Financiero (UIAF) o a las demás autoridades competentes.
• Reserva de Información: F.A. & JOTAS S.A.S. deja consignado en el presente Manual, las directrices necesarias que le permitan cumplir oportunamente con la reserva de la información recaudada y reportada (propia de los directivos, los empleados, proveedores y demás partes de interés en la actividad de F.A. & JOTAS S.A.S.), garantizando el cumplimiento del 100% de lo ordenado en la Ley 1121 de 2006, sobre la reserva de información reportada a la UIAF. No obstante que la persona encargada de efectuar los reportes de operaciones sospechosas a la UIAF es el Oficial de Cumplimiento, ningún administrador o empleado de F.A. & JOTAS S.A.S. podrá dar a conocer el nombre de las personas sobre las cuales se hayan detectado o reportado operaciones sospechosas.
• Prevalencia del cumplimiento del SAGRILAFT al logro de las metas comerciales: Las normas relacionadas con el SAGRILAFT deben ser contempladas previo a la aplicación de cualquier otra instrucción o política comercial y en ningún momento podrán ser ni se antepondrán al cumplimiento de cualquier meta o interés comercial.
• La aceptación y vinculación / negociación / contratación de Clientes y Contrapartes: F.A. & JOTAS S.A.S. no tendrá vínculo con ninguna persona natural o jurídica y podrá dar por terminada una relación contractual con contrapartes activas, que se encuentren incluidas en las listas internacionales vinculantes y bases de datos para Colombia de conformidad con el derecho internacional (listas de las Naciones Unidas), listas OFAC o aquellas otras listas de criminales y terroristas que por su naturaleza se consideren Actividades de Alto Riesgo de LA/FT/FPADM, o cuando alguno de sus accionistas o Administradores figuren en listas vinculantes o restrictivas.
  En el evento que se identifique o verifique cualquier bien, activo, producto, fondo o derecho de titularidad a nombre o bajo la administración o control de cualquier país, persona y/o entidad designada por las Listas Restrictivas, el Oficial de Cumplimiento, de manera inmediata, deberá reportarlo a la UIAF y ponerlo en conocimiento del Vicefiscal General de la Nación a través de los canales electrónicos seguros que determinen estas autoridades públicas, con observancia de la respectiva reserva legal.
• Vinculación/Negociación/Contratación con personas naturales o jurídicas ubicados en países con bajo nivel de control LA/FT/FPAD. F.A. & JOTAS S.A.S. podrá abstenerse de vincular/negociar/contratar con clientes y/o Contrapartes cuyo origen o destino sean países que hayan sido sancionados por la OFAC o no se apliquen suficientemente las recomendaciones del GAFI, previo análisis y emisión de concepto del Oficial de Cumplimiento.
• Vinculación/negociación/contratación con Personas Expuestas Políticamente (PEPs): F.A. & JOTAS S.A.S. deberá realizar la debida evaluación para identificar durante el proceso de contratación o vinculación, la posible existencia de un PEP. En todos los casos, el vínculo, negociación o contratación deberá estar aprobada por la instancia superior que será el Gerente. F.A. & JOTAS S.A.S. considerará como indispensable para la vinculación de clientes y proveedores PEP, la información relacionada con el origen de los fondos y los mecanismos de prevención y control de lavado de activos y financiación del terrorismo como una medida de prevención de riesgo de contagio.
• Monitoreo, control y detección de Operaciones Intentadas, Operaciones Inusuales y Operaciones Sospechosas: De acuerdo con el juicio profesional del oficial de cumplimiento y su respectiva validación de debida diligencia y consulta en listas restrictivas y vinculantes, F.A. & JOTAS S.A.S. cumplirá los procedimientos establecidos por el SAGRILAFT para el control y detección de Operaciones Intentadas, Operaciones Inusuales y Operaciones Sospechosas del cliente, usuario y Contrapartes. El oficial de cumplimiento determinará si debe realizar un ROS.
• Control y monitoreo del cumplimiento del SAGRILAFT establecido para las Contrapartes: Las Contrapartes obligadas a la implementación del SAGRILAFT certificarán mediante documento escrito que cumplen con las responsabilidades y compromisos relacionados con los procedimientos de prevención, control y monitoreo.
• Pagos a la Contraparte: F.A. & JOTAS S.A.S. realizará los pagos de anticipos, saldos y pagos totales por transferencia electrónica a cuentas bancarias autorizadas por la Contraparte, cuyo titular debe ser la persona natural o jurídica con la que se estableció el vínculo/contrato.
• Pago de Transacciones en Efectivo: F.A. & JOTAS S.A.S. realizará pagos de Transacciones en Efectivo para compras de pequeña cuantía (arreglos locativos como cambio de guardas, traslado de muebles, compras de elementos de cafetería, transportes, elementos de cafetería y de aseo) los cuales serán aprobados mediante el procedimiento de caja menor.
• Reportes y Divulgación de la Información F.A. & JOTAS S.A.S. a partir de la presente Política, definirá la colaboración permanente para con los organismos de vigilancia y control, por lo tanto, se obliga a través del Oficial de Cumplimiento a realizar los reportes a la UIAF en la forma, condiciones y términos que ellos dispongan. Así mismo, F.A. & JOTAS S.A.S. realizará los reportes a la Superintendencia de Sociedades en los términos que ellos dispongan en cumplimiento con lo establecido en la Circular Externa 100-000016 Capitulo X.
• Cambios en Procedimientos que tienen incorporados controles LA/FT/FPADM: Ningún procedimiento de F.A. & JOTAS S.A.S. con incidencia y controles que contribuyan a la mitigación de los Riesgos Asociados al LA/FT/FPADM, podrá ser modificado o eliminado sin previo concepto formal y por escrito del Oficial de Cumplimiento.
• Acreditar con soportes todas las operaciones, negocios y contratos: Sin excepción, se prohíbe la realización de actividades, negocios y contratos sin que exista el respectivo soporte interno y externo, debidamente fechado y autorizado por quienes intervengan en ellos o los elaboren. Estos soportes documentales servirán a F.A. & JOTAS S.A.S. para verificar la trazabilidad del negocio, y de ser el caso, la diligencia en la prevención de los Riesgos Asociados al LA/FT/FPADM.
• Responsabilidad de Debida Diligencia: Los procesos de conocimiento de accionistas, clientes, proveedores y empleados aplicados por otros Agentes Económicos públicos o privados que no estén obligados a la implementación de un SAGRILAFT no eximen de la responsabilidad que tiene F.A. & JOTAS S.A.S. de utilizar sus propias herramientas para realizar la Debida Diligencia de conocimiento de dichas contrapartes.
• Conservación de Documentos Soporte: Todo documento que acredite transacciones, negocios o contratos, además de constituir el soporte de la negociación y del registro contable, constituye el respaldo probatorio para cualquier investigación que puedan adelantar las autoridades competentes, por lo tanto deberá ser conservada por un periodo de al menos diez (10) años contado a partir del momento en que se identificó la operación de conformidad con el artículo 28 de la Ley 962 de 2005 y el Capitulo X de la Circular Externa 100-000016 de 2020 de la Superintendencia de Sociedades.
  Todos los empleados de F.A. & JOTAS S.A.S. que, por el desempeño de sus funciones, se relacionen de manera directa con clientes y/o proveedores, deben aplicar los mecanismos que les permitan asegurar que se cumplen con los procedimientos establecidos para prevenir y controlar el riesgo de lavado de activos y financiación del terrorismo. Deben documentar las operaciones de acuerdo con las directrices establecidas.
• Nuevas Operaciones: Cuando F.A. & JOTAS S.A.S. incursione en nuevos mercados u ofrezca nuevos productos o portafolios, le corresponderá al Oficial de Cumplimiento analizar y evaluar los potenciales riesgos de LA/FT/FPADM con el apoyo del responsable del nuevo servicio o producto. Entre tanto, los bienes y productos que ofrezca F.A. & JOTAS S.A.S. estarán expresamente sujetos a las actividades inscritas en el objeto social.
• Conflicto de interés: La Política de Administración de Conflicto de Intereses y el Código de Ética y Conducta de F.A. & JOTAS S.A.S. plantean la manera de actuar si se enfrenta un conflicto de interés o si existe alguna posibilidad de riesgo reputacional o acción relacionada con temas de corrupción. La empresa debe administrar los conflictos que surjan en desarrollo de su actividad entre sus propios intereses y de sus clientes, así como los conflictos que surjan entre los intereses de dos o más clientes de una manera transparente e imparcial, velando porque siempre prevalezca el interés de los clientes, sin perjuicio de otras disposiciones aplicables al respecto y que vayan en detrimento de la misma Compañía.
  Cuando en F.A. & JOTAS S.A.S. se presenten conflictos de interés y las personas involucradas, deban tomar una decisión pudiendo escoger entre el interés de los empleados o el de un tercero relacionado con el conflicto, debe optar por aquel que no genere beneficio indebido o ventaja para la parte interesada y tendrá que declarar el conflicto de interés de manera explícita previo a la toma de la decisión, y la parte en conflicto debe abstenerse de participar en la misma. Para la prevención y resolución de conflictos de interés, se seguirán los postulados establecidos en la Política de Administración de Conflicto de Intereses y el Código de Ética y Conducta para el manejo de conflicto de intereses, los cuales contienen las especificaciones e indicaciones para el manejo de éstos.
• Colaboración con las autoridades competentes: F.A. & JOTAS S.A.S. de conformidad con lo dispuesto en el numeral 7 del artículo 95 de la Constitución Nacional, se compromete a colaborar con la administración de justicia, ayudando oportunamente con los requerimientos realizados por las autoridades competentes como la Fiscalía, DIJIN, Policía y otros investidos de estas atribuciones.
• Disposición de información para la UIAF: Nuestros empleados atenderán y responderán oportunamente a cualquier requerimiento de información por parte de la Unidad Administrativa Especial de Información y Análisis Financiero – UIAF en lo referente al conocimiento de un determinado cliente o transacción u operación conforme a lo señalado en el artículo 8 de la Ley 1121 de 2006 y en la Ley 1621 de 2013, o las que las modifiquen, sustituyan, aclaren o adicionen, por intermedio del Oficial de Cumplimiento.
• Canales de comunicación y consulta con el Oficial de Cumplimiento: Es deber de las personas que trabajan en F.A. & JOTAS S.A.S. informar de manera oportuna al Oficial de Cumplimiento aquellos eventos que contraríen las políticas de prevención y control del LA/FT/FPADM, con el fin de contribuir con el fortalecimiento y adecuada aplicación de los mecanismos e instrumentos señalados en este SAGRILAFT, las personas que trabajan en F.A. & JOTAS S.A.S. podrán consultar cuando lo consideren necesario al Oficial de Cumplimiento o cualquier otra dependencia, sobre la aplicación de algún procedimiento o elemento particular del SAGRILAFT.
• Responsabilidades en el cumplimiento del SAGRILAFT: Todos los procesos de F.A. & JOTAS S.A.S., sus administradores, órganos de control, los demás empleados, así como sus subalternos, son encargados, junto con el Oficial de Cumplimiento, de velar por el adecuado y oportuno cumplimiento de las instrucciones que define el manual de SAGRILAFT. Cualquier incumplimiento o indicio de alerta que pueda configurarse en una amenaza para la estabilidad de F.A. & JOTAS S.A.S. debe ser comunicada al Oficial de Cumplimiento o al superior jerárquico para que se disponga de los controles y acciones necesarias.
• Régimen sancionatorio: Las reglas de conducta relacionadas con la prevención y control del Lavado de Activos, Financiación del Terrorismo y Proliferación de Armas de Destrucción Masiva, así como las responsabilidades y sanciones frente al cumplimiento estricto del Manual de SAGRILAFT definido por F.A. & JOTAS S.A.S. están definidas en el contrato de trabajo de cada empleado, sin perjuicio de las sanciones penales y administrativas correspondientes, acorde con el Código Sustantivo de Trabajo.
• Prácticas para la Prevención y Control del Riesgo del LA/FT/FPADM en F.A. & JOTAS S.A.S. Todo el personal involucrado en las operaciones de F.A. & JOTAS S.A.S. debe comprometerse con las políticas y procedimientos de prevención y control del riesgo de LA/FT/FPADM, incorporando en sus actividades cotidianas las mejores prácticas sugeridas por la UIAF para este fin.

8. MEDIDAS A TOMAR LOS EMPLEADOS PARA PREVENIR RIESGOS LA/FT/FPADM

La Compañía ha informado a sus empleados las siguientes normas para prevenir y controlar el riesgo:

• Abstenerse de prestar su nombre o el de F.A. & JOTAS S.A.S. para actividades desconocidas.
• Abstenerse de prestar sus productos financieros para transacciones desconocidas.
• Indagar sobre el origen y destino de los productos, recursos o dinero con los cuales se va a negociar.
• Documentar las transacciones que se realicen.
• Aplicar los mecanismos de conocimiento del cliente.
• Analizar y verificar la información del cliente.
• Realizar seguimiento a las operaciones con los clientes.
• Incluir y aplicar controles a los procesos.
• Conocer el mercado y el mercado de los clientes.
• Sensibilizar, capacitar y entrenar a todos los empleados, para la identificación de situaciones de riesgo y cómo actuar frente a éstas.
• Identificar señales de alerta.

9. CANAL DE COMUNICACIÓN

F.A. & JOTAS S.A.S. pone a disposición de sus contrapartes y demás grupos de interés el correo, oficialcumplimiento@fajotas.com, para denunciar el incumplimiento de las políticas del SAGRILAFT.

Los reportes de incumplimiento se deben realizar al oficial de cumplimiento y estarán bajo parámetros de seguridad que garantizan la confidencialidad de la información suministrada, el oficial de cumplimiento es la persona responsable de proteger la identidad de quien suministra la información.

10. CERTIFICACIONES EVENTUALES

F.A. & JOTAS S.A.S. podrá solicitar a las contrapartes, con las cuales establezca una relación contractual y/o comercial, certificación de conocimiento y cumplimiento de las políticas contenidas en este documento cuando así lo requiera.

11. VIGENCIA

La presente Política de Prevención Lavado de Activos, Financiación del Terrorismo y Financiamiento de Proliferación de Armas de Destrucción Masiva (LA/FT/FPADM), es aprobada por la Asamblea de Accionistas en el Acta No. 23 y rige a partir del 21 de marzo de 2024.